公開日：2023年12月28日
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更新日：2024年04月16日
RPA（Robotic Process Automation）は、ロボットを用いた業務プロセスの自動化ツールです。業務効率化、コスト削減、ヒューマンエラーの減少など、さまざまなメリットが期待できます。
しかし、「導入したもののメンテナンスが煩雑」、「期待する効果が十分に得られない」など、RPAの導入・運用がうまくいかないといった声も耳にします。
そこで、本記事ではRPA化の課題や導入手順、業務に定着化させる秘訣について解説します。
RPAを活用したDXの現状と課題
RPAは、数年前から日本の多くの企業で導入が進んでいます。しかし、業務に定着しないケースも多く、当初想定されていた効果が十分に得られたか、正確に評価するのは難しいといえます。
RPAの定着化を阻む原因の一つに、開発管理の問題があります。特に、社内で開発スキルを持つ従業員が気軽にRPAの導入を進めた結果、全体の管理やメンテナンスが行き届かなくなるケースが度々見受けられます。
具体的には、以下の３つの課題があります。
社内システムとの連携、関係性の考慮不足
RPAを社内システムに連携する際、設計が不十分だと、効果が十分に得られないばかりか、データ不整合などの予期せぬ問題を引き起こす可能性があります。
不十分な業務設計やドキュメント整備
業務設計やドキュメント整備が十分に行われていない場合、特定の条件下で不具合が生じるかもしれません。また、属人化により、RPAの運用・メンテナンスが困難になることも考えられます。
導入効果の検討不足
導入効果を十分考慮しないと、本来の目的から逸脱する可能性があります。例えば、時間削減を狙ったRPA化により、品質が担保できなくなったのでは意味がありません。
RPAの導入手順
これらの課題を解決するには、RPA化のプロセスを定義し、業務を標準化することが重要です。
一般的なRPA化のプロセスは、以下の6つのステップからなります。
- 計画： 業務情報の収集
- 分析： 対象業務選定と導入ロードマップ策定
- 要件定義： 自動化設計と業務プロセス修正
- 開発： ロボットの開発・検証とドキュメント作成
- 運用： ロボットの運用管理とドキュメント管理
- 改善： 効果測定と業務変更への対応
RPAの定着化の秘訣
今回は、RPA化プロセスの中で特に重要な、①計画～③要件定義までの業務設計に焦点を当て、RPAを業務に定着させる秘訣をご紹介します。
RPA化業務の選定
RPA適合性の確認
はじめに、RPAに適している業務を選定しましょう。特に、以下の3つの特性を備えた業務は、RPAへの適合性が高いと言えます。
- 標準化：作業手順やルールが明文化されている
- 単純化：人の判断や例外処理が少ない
- 機械化：入出力データが全て電子化されている
導入効果の検討
次に、目的を明らかにし、求める効果をしっかりと検討しましょう。これにより、開発過程での手戻りを避け、期待した成果を確実に得ることが可能となります。
RPAの目的には、生産性の向上、品質の向上、全体最適化の3つがあります。どの効果を目指すのかを明確にし、関係者に共有することで、開発者と利用者の認識のずれを防止できます。
トライアルの実施可否
いざ開発が完了しても、稼働後に障害やコンプライアンス違反が起きては一大事です。それらを防止するためにも、トライアル運用に関する３つのポイントについて確認しましょう。
- テスト環境の構築可否、テスト中の業務停止による影響
- 例外処理の頻度（テストケースの漏れを防ぐため）
- 技術およびコンプライアンスの観点において、社内で合意が得られているか
分析／要件定義
対象業務を選定したら、業務フローを詳細に把握し、それを標準化、単純化、機械化の観点から見直しましょう。
RPA化できる業務が決定したら、次は要件定義書の作成です。これを省略し、開発を進めると、ロボットの仕様が開発者以外には分からず、業務の属人化が問題となります。
一方で、詳細な要件定義書を作る時間が確保できない場合もあると思います。その場合も、以下の２点をおさえるだけで、誰が見てもロボットの仕様が一目でわかる要件定義書を作成できます。
- フローに合わせて、ロボットの動作を記述する
- ファイルの入出力を行うパスや、使用するURLを明記する
※当社のウェビナーを視聴し、アンケートに回答いただいた方にお送りしています。
運用／体制
属人化や担当者への過度な負担を防止するためにも、チームで協力してRPA化を成功させましょう。RPA化に必要な役割は以下のとおりです。
- 全体管理や各種調整を担うリーダー
- 業務調査／分析するアセスメント担当
- ロボットの設計／開発を行う構築担当
- ロボットの運用保守を行うメンテナンス担当
より効率よくRPA化を進めるためには
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今回は、RPA導入時の課題解決に役立つ、2つのサービスを紹介します。
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